Apa itu Invoice: Jenis, Unsur, hingga Bedanya dengan Nota

Anda yang berprofesi sebagai pengusaha, sudahkah mengenal apa itu invoice? Dokumen yang satu ini dibutuhkan dalam kegiatan jual-beli sebagai rekam jejak transaksi. Invoice bahkan dapat dimanfaatkan dalam laporan laba rugi.

Bagi Anda yang belum mengenal apa itu invoice, unsur-unsurnya, hingga perbedaannya dengan nota, simak penjelasan berikut.

Baca juga: Apa itu Piutang dalam Bisnis dan Perbedaannya dengan Utang

Invoice adalah

Invoice merupakan daftar barang yang dibeli pelanggan beserta rinciannya, yakni nama barang, jumlah, serta harga. Barang yang termasuk dalam rincian tersebut harus dikirim penjual.

Invoice juga dimanfaatkan sebagai sarana tagihan kepada pembeli. Tenggat waktu pembayaran dalam invoice umumnya disesuaikan dengan persetujuan dalam purchase order (PO).

Umumnya invoice dibuat sebanyak tiga lembar. Satu lembar untuk pembeli, satu lembar untuk penjual sebagai catatan penagihan, dan ketiga untuk dibukukan dalam buku faktur.

Banyak yang menyamakan invoice dengan kuitansi maupun nota. Kuitansi adalah tanda bukti yang disampaikan kepada penjual setelah dilakukan pembayaran dan ditandatangani. Kuitansi diberikan setelah pembayaran.

Nota kurang lebih sama dengan kuitansi. Perbedaannya adalah pada invoice turut dicantumkan pajak, sementara pada nota tidak demikian.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Berikut sejumlah manfaat invoice dalam dunia bisnis.

1. Memuat detail pembelian dan ketentuan pembayaran yang nantinya bermanfaat dalam penagihan konsumen.

2. Berfungsi sebagai rujukan yang sah jika nantinya ada ketidaksesuaian dalam pembayaran atau pengiriman barang.

3. Memudahkan pemilik usaha dalam memantau pertumbuhan bisnis.

4. Mempermudah pembukuan laporan keuangan.

5. Berfungsi sebagai rujukan yang sah jika ingin menjual barang kembali ke pihak lain.

Jenis-Jenis Invoice dalam Bisnis

Umumnya ada tiga jenis invoice yang dipakai dalam bisnis atau perusahaan. Berikut penjelasannya.

1. Invoice Biasa

Invoice jenis ini banyak dijumpai dalam transaksi sehari-hari. Sifatnya lebih sederhana. Biasanya invoice memuat detail barang yang dibeli, jumlah, harga, serta total yang harus dibayar pembeli.

2. Invoice Konsuler

Invoice jenis ini berupa faktur yang diserahkan saat transaksi internasional dilakukan, misalnya kegiatan ekspor-impor. Invoice konsuler wajib disahkan dan memperoleh persetujuan dari negara yang menerima impor atau melakukan ekspor.

3. Invoice Proforma

Invoice jenis ini disebut juga sebagai invoice sementara. Invoice ini diserahkan penjual jika pengiriman barang dilakukan secara bertahap. Setelah barang yang dibeli dikirim lengkap, invoice tersebut akan digantikan dengan invoice jenis pertama atau invoice biasa.

Tujuan Invoice Dibuat

Perusahaan harus menyerahkan invoice sebagai tanda permintaan pembayaran. Seperti diketahui, invoice adalah kesepakatan yang sah berdasarkan hukum. Invoice menjadi tanda persetujuan antara pembeli dan penjual terkait harga dan metode pembayaran yang disetujui.

Berikut tujuan lainnya dari membuat invoice.

Sebagai Catatan

Invoice dapat menjadi catatan resmi penjualan. Seperti disinggung di atas, salah satu rangkap invoice disimpan untuk dibukukan penjual. Invoice menjadi catatan barang apa saja yang dijual, kapan dijual, siapa yang membeli, serta siapa yang menjual.

Melacak Pembayaran

Invoice penting dalam pembukuan akuntansi. Faktur membantu penjual dan pembeli melacak pembayaran serta utang.

Payung Hukum

Invoice dapat menjadi pegangan hukum atas harga yang disetujui penjual dan pelanggan. Dokumen ini dapat melindungi kedua belah pihak dari tuntutan hukum penipuan.

Sebagai Bukti Pajak

Dalam invoice, tercantum pula pajak yang dibebankan saat pembayaran. Hal ini bermanfaat saat pelaporan pajak pendapatan dan memastikan jumlah pajak yang dibayar sudah sesuai.

Analisis Bisnis

Dengan mengumpulkan invoice, pemilik bisnis dapat melacak pola pembelian konsumen. Caranya dengan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian, dan lain-lain. Hal ini dapat membantu mengembangkan strategi marketing agar lebih efektif.

Format Invoice

Tidak ada ketentuan baku dalam penulisan invoice. Namun ada beberapa unsur yang harus dicantumkan dalam invoice.

1. Nama pembeli

2. Identitas penjual

3. Nomor pembuatan invoice

4. Rincian barang yang dibeli, seperti nama barang, jumlah pesanan, harga satuan, total tagihan, serta tarif pajak yang berlaku

5. Potongan harga (jika ada)

6. Biaya jasa pengiriman (jika ada)

7. Metode pembayaran, seperti transfer atau bayar tunai.

Contoh Invoice

Baca juga: Kenapa Asuransi Bisnis Dibutuhkan dan Apa Manfaatnya?

Tips agar Invoice Berjalan Lancar

Invoice tidak akan banyak manfaatnya jika pelanggan sering mangkir saat tenggat waktu pembayaran. Pembayaran dari pelanggan erat kaitannya dengan kelancaran operasional perusahaan.

Jika pembayaran invoice tidak lancar, usaha Anda terancam bangkrut. Maka dari itu, pastikan semua invoice terbayar tepat waktu.

1. Reward and Punishment

Sistem reward dan punishment (hadiah dan hukuman) terbilang efektif. Dalam kesepakatan, penjual menawarkan reward bagi pelanggan yang membayar tepat waktu dan memberikan sanksi jika pembayaran terlambat.

Reward yang ditawarkan dapat berupa macam-macam, seperti diskon, voucher, dan lain-lain. Sebaliknya punishment dapat berupa denda atau bunga tambahan, hingga pembekuan pesanan.

2. Sediakan Alternatif Pembayaran

Banyaknya metode pembayaran di masa sekarang membuat pelanggan bisa jadi merasa lebih nyaman menggunakan metode tertentu. Misalnya transfer melalui bank yang sama akan lebih mudah karena pelanggan tidak perlu membayar biaya administrasi.

Maka dari itu, siapkan beberapa opsi alternatif pembayaran agar mudah dijangkau pelanggan. Misalnya tunai, kredit, e-wallet, dan lain-lain. Usahakan menggunakan setidaknya dua jenis bank, yakni dari swasta dan BUMN.

3. Format yang Jelas

Invoice yang dikirim kepada pelanggan harus jelas formatnya, jangan sampai membingungkan pelanggan. Invoice harus tampak sederhana, terperinci, serta mudah dibaca. Anda bisa menggunakan format bold pada tanggal tenggat waktu pembayaran agar lebih menarik perhatian.

Tulis pula dengan jelas jika apabila ada ketentuan khusus. Misalnya pada invoice yang menuliskan >NET 30, 2%. Artinya pembayaran yang sudah lewat 30 hari dari tanggal tercantum akan dikenai denda sebanyak 2%.

Tidak semua pelanggan mengerti istilah ini. Sebaiknya terangkan secara jelas dengan istilah yang mudah dimengerti.

4. Kirim Invoice Jauh Sebelum Tanggal Tenggat Waktu

Agar pelanggan bisa mempersiapkan pembayaran terlebih dulu, kirim invoice paling lambat satu minggu sebelum tenggat waktu. Pastikan juga waktu pengiriman invoice jika pelanggan Anda berada di luar kota.

Dengan begitu, hal ini menjadi peringatan bagi pelanggan untuk segera membayar utang dagangnya.

5. Tetap Ramah

Sikap yang baik adalah kunci dari segala jenis bisnis. Tetaplah bersikap ramah kepada pelanggan, walaupun istilahnya mereka "berutang" kepada Anda. Sampaikan terima kasih setelah transaksi selesai dan pembayaran diterima.

Sampaikan informasi jika perusahaan sudah mengirim invoice. Secara tidak langsung, hal tersebut akan mengingatkan pelanggan untuk melakukan pembayaran. Sikap ini akan membangun rasa segan dari pelanggan jika melebihi jatuh tempo pembayaran.

6. Down Payment (DP)

Down payment adalah uang muka yang dibayarkan pelanggan sebelum melunasi keseluruhan pembayaran. Tetapkan berapa persen DP yang Anda minta dari total pembayaran. Anda tidak perlu ragu meminta uang muka, karena merupakan hal yang lazim.

Uang muka dapat membantu perputaran barang yang Anda jual. Misalkan untuk pembayaran berikutnya, gunakan sistem angsuran.

Contohnya pembayaran DP 25% dari totalnya, pembayaran kedua 25%, ketiga 25%, dan keempat 25%. Sistem ini juga akan membantu agar pelanggan tidak merasa menghabiskan uang sekaligus dalam jumlah banyak.

Kembangkan Bisnis Anda dengan Dana Tambahan dari Modal Rakyat

Anda membutuhkan dana tambahan untuk bisnis Anda? Anda bisa mendapatkannya di P2P lending Modal Rakyat. Apa saja keunggulannya?

Layanan ini sudah berizin OJK, sehingga dijamin keamanannya. Bunga yang ditawarkan relatif lebih kompetitif dibandingkan dibandingkan alternatif pinjaman lainnya.

Proses persetujuan cepat. Pinjaman Anda dapat disetujui dalam lima hari kerja jika syarat-syaratnya sudah terpenuhi. Selain itu, proses pengajuan pinjaman dilakukan secara online, sehingga lebih mudah dijangkau.

Pertanyaan Umum Seputar Invoice

1. Apa yang dimaksud dengan invoice?

Invoice merupakan daftar barang yang harus dikirimkan penjual beserta rinciannya, yakni nama barang, jumlah, serta harga.

2. Siapa yang menerbitkan invoice?

Pihak yang menerbitkan invoice adalah penjual.

3. Kapan invoice dikeluarkan?

Invoice dikeluarkan setelah purchase order disepakati dan pembayaran diterima penjual.

4. Apakah invoice perlu tanda tangan?

Invoice tidak perlu tanda tangan.

5. Apakah faktur pajak sama dengan invoice?

Invoice atau faktur dikeluarkan untuk setiap jenis penjualan barang atau jasa. Sementara itu faktur pajak dikeluarkan hanya untuk penjualan barang atau jasa yang terkena pajak.

6. Apakah faktur pajak harus sesuai tanggal invoice?

Faktur pajak harus dibuat sesuai tanggal invoice.