Mengenal Lebih Dekat Buku Besar dalam Akuntansi

Dalam berbisnis, buku besar adalah sesuatu yang tidak bisa Anda abaikan. Buku tersebut punya fungsi yang penting untuk keberlangsungan bisnis Anda. Baik bisnis besar, maupun yang kecil diharuskan menyusun buku ini yang disebut juga dengan general ledger.

Buku besar juga berbeda jauh dengan laporan keuangan. Namun, sama pentingnya dengan laporan keuangan.

Untuk mengenal buku ini lebih dekat, Anda perlu mengetahui tentang pengertian buku besar, fungsi, jenis-jenisnya, dan cara membuatnya.

Baca juga: Atur Keuangan Anda dengan Skala Prioritas Kebutuhan

Pengertian Buku Besar

Buku besar adalah rangkuman dari berbagai macam data transaksi keuangan yang ada di dalam perusahaan yang berkaitan dengan perubahan modal, kewajiban, dan kas dalam periode akuntansi tertentu.

Buku besar atau general ledger mencakup transaksi-transaksi yang ada di jurnal umum dan jurnal khusus, untuk itulah disebut juga sebagai rangkuman dari keduanya. Lalu, dijadikan sebagai salah satu pedoman untuk menyusun laporan keuangan yang diwajibkan selalu ada untuk mengetahui perkembangan keuangan perusahaan.

Semakin besar perusahaannya, biasanya akan banyak jenis transaksi yang terjadi, maka penyusunan general ledger akan semakin rumit. Namun, sekarang kegiatan menyusun buku ini sudah dibantu dengan berbagai macam aplikasi akuntansi yang tersedia, sehingga cukup membantu pekerjaan para akuntan.

Seluruh riwayat transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan tercatat di buku ini. Dicatat berdasarkan periode yang ditentukan oleh perusahaan untuk bahan perbandingan dengan periode yang sebelumnya.

Fungsi Buku Besar

Untuk lebih memahami mengapa buku ini perlu ada di setiap periode pencatatan perusahaan, berikut ini adalah fungsi buku besar untuk kepentingan perusahaan.

• Untuk meringkas seluruh transaksi milik perusahaan yang sebelumnya tercantum pada jurnal umum dan khusus.
• Untuk membuat transaksi terlihat lebih rapi karena digolongkan berdasarkan jenis transaksinya.
• Memberikan informasi utama untuk menyusun laporan keuangan yang lengkap dan benar.
• Untuk mengetahui jumlah uang yang ada di rekening atau akun yang dimiliki oleh perusahaan.

Jenis-jenis Buku Besar

Umumnya, buku besar memiliki dua jenis. Dari dua jenis itu, kemudian dipecah lagi sesuai dengan kategorinya masing-masing.

Inilah penjelasan lebih lengkap mengenai jenis-jenis general ledger.

1. Buku Besar Umum

Seperti namanya, buku ini berisi tentang rangkuman atau perkiraan segala transaksi di perusahaan yang berdiri sendiri seperti modal, kas perusahaan, piutang usaha, dan utang usaha dalam periode tertentu. Segala perubahan dari berbagai jenis transaksi itu juga akan tercatat di buku ini.

Pencatatan dari jurnal ke buku jenis ini biasanya dilakukan rutin sebulan sekali atau setiap akhir bulan untuk memudahkan penyusunan laporan keuangan di akhir periode nanti.

Kegiatan memindahkan catatan dari jurnal ke buku ini dinamakan posting.

2. Buku Besar Pembantu

Selain buku umum, ada juga buku pembantu yang fungsinya melengkapi buku umum tersebut. Buku pembantu ini dibagi lagi menjadi dua, yaitu mencatat utang perusahaan dan piutang yang dimiliki oleh perusahaan secara lengkap.

a. Buku Besar Pembantu Utang

Merupakan buku yang berisi pemasok-pemasok yang memberikan pinjaman kepada perusahaan. Bentuk pinjamannya dapat berupa aktiva dan barang-barang lainnya yang diperlukan oleh perusahaan.

Tadi sudah disebutkan bahwa di dalam buku umum ada pencatatan utang, tapi itu adalah perubahan catatan utangnya. Sedangkan di buku pembantu ini, keadaan utang pada masing-masing pemasok dicatat lebih mendetail.

b. Buku Besar Pembantu Piutang

Merupakan buku yang berisi data langganan kredit perusahaan seperti klien mana saja yang menggunakan transaksi kredit kepada perusahaan, alamat, dan jumlah piutangnya pada perusahaan.

Di dalam buku umum juga ada pencatatan perubahan piutang secara keseluruhan. Sedangkan di buku pembantu ini, catatan sumber piutangnya lebih jelas.

Jenis Buku Besar Lain

Selain jenis-jenis general ledger di atas, perusahaan juga bisa menyusun jenis buku seperti berikut ini.

1. Buku Kreditur

Buku ini hanya berisikan informasi perusahaan atau pemasok mana saja yang memberikan pinjaman pada perusahaan. Pengumpulan informasi dilakukan dari jurnal pembelian.

2. Buku Debitur

Buku ini hanya berisikan informasi tentang klien mana saja yang berutang pada perusahaan. Pengumpulan informasi dilakukan dari jurnal penjualan.

Baca juga: 5 Tips untuk mengatur Keuangan Bisnis Anda

Bentuk Buku Besar

Bentuk general ledger berbeda-beda, bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan. Seperti ini bentuk-bentuknya.

1. General ledger T

Bentuk buku ini yang dikatakan paling sederhana dan paling sering digunakan. Buku ini fungsinya untuk menganalisis transaksi dan menyusun proses penggunaan akun.

2. General ledger Skontro

Bentuk skontro merupakan versi lengkap dari yang berbentuk T. Di dalamnya ada dua kolom, sehingga pencatatannya jauh lebih lengkap ketimbang T.

3. General ledger Staffel

Ini adalah bentuk buku yang paling rumit dan paling lengkap karena didalamnya tersedia lajur saldo.

Buku ini terbagi lagi menjadi dua jenis, yaitu yang memiliki 3 kolom yang dilengkapi dengan satu lajur saldo dan buku yang memiliki 4 kolom yang dilengkapi dengan dua lajur saldo.

Cara Membuat Buku Besar

Ada tahapan yang perlu kamu lakukan untuk membuat jenis buku ini. Berikut ini adalah penjelasannya.

1. Menyiapkan jurnal

Sumber utama buku besar adalah jurnal-jurnal yang mencatat seluruh transaksi perusahaan berupa transaksi penjualan, pembelian, pemasukan kas, pengeluaran perusahaan, dan lain sebagainya. Pastikan semua transaksi sudah tercatat di sana.

2. Membuat form buku besar

Setelah jurnal sudah siap, Anda perlu menyusun form general ledger ini yang isinya berupa tanggal, postingan, debit, kredit, dan saldo perusahaan. Untuk memudahkan pekerjaan Anda, Anda bisa memanfaatkan Microsoft Excel untuk proses ini.

3. Memindahkan isi dari jurnal ke form Microsoft Excel

Setelah form sudah jadi, sekarang sudah saatnya Anda menyusun general ledger secara bertahap dengan memindahkan data-data yang berasal dari jurnal.

Komponen yang bisa Anda pindahkan pertama adalah kas perusahaan karena ini menjadi entri yang paling populer. Misalnya, Anda membuat dulu periode bulan pencatatan kas itu atau bisa disebut juga sebagai akun.

Isi form tanggal terlebih dahulu. Kemudian menyesuaikan dengan tanggal, isi debit, kredit, dan saldo.

Anda bisa melakukan hal itu pada jenis transaksi selanjutnya yang berupa pembelian, penjualan, piutang, dan lain sebagainya.

Pencatatan ini dilakukan secara mendetail dan terjadwal karena cara itu lebih mudah dibandingkan harus menunggu sampai akhir periode tahun.

Jalan Keluar Mendapatkan untuk Modal Usaha Ada di Modal Rakyat

Pelaku UMKM yang membutuhkan modal, bisa mengajukan pinjaman di Modal Rakyat. P2P Lending Modal Rakyat akan mempertemukan Anda dengan pendana yang bersedia menyalurkan dana untuk Anda. Anda dapat menentukan pinjaman di nominal sebesar Rp500 ribu sampai Rp2 miliar.

Tidak perlu mencemaskan besaran bunga karena bunga yang dibebankan pada Anda akan disesuaikan dengan risiko usaha. Proses pengajuan pinjaman termasuk mudah karena bisa dilakukan melalui online, oleh karena itu prosesnya cenderung cepat. Modal Rakyat juga sudah memperoleh izin dari OJK, jadi aman dan terpercaya.

Anda bisa memulai pengajuan pinjaman dengan berkunjung ke tautan ini.